La segunda edición del training day de la OPCE Vasca(*) se celebró en el Bizkaia Aretoa en Bilbao con un interesante panel de ponentes. Comentaron, entre otras cosas, lo siguiente (por orden de intervención):

Natalia Zapatero, de Turiskopio, destacó que "son las experiencias que entregamos las que definen quiénes somos". Sus diez claves para hacer eventos exitosos son: poner al congresista en el centro, tener claro cuál es la propuesta de valor (los beneficios de asistir), conocer y respetar la personalidad del evento, identificar los puntos de contacto del asistente con el evento (web, redes, etc.), pensar en momentos wow, contar una historia, implicar a tus stakeholders (por ej., a tus patrocinadores) para que entiendan la filosofía, asegurarse de que los y las congresistas sepan qué pueden esperar, elegir una causa que aporte al contenido del evento y ser auténtico/a. Por último, comentó la importancia de cuidar la imagen, entregar el mensaje y mover a la acción, cuidar los detalles, cuidar la conversación social, medir conceptos relevantes, hacer eventos que enamoren y cumplir tus objetivos.

Franklin Galarraga, de Orquideatech, realizó una exposición sobre tecnologías aplicables a los eventos. Comenzó aclarando que la tecnología mejora la experiencia y ahorra tiempo, mide el retorno, previene errores, multiplica el impacto, permite dedicar tiempo a lo importante, y mantiene el interés. Además, muy importante, permite la personalización. Por ejemplo, con una aplicación móvil para un evento se puede dar información sobre la sede, hacer crowdsourcing de contenidos (que la gente pueda opinar sobre lo que quiere oír), conocer las preferencias de usuarios/as, saber qué buscan, cruzar datos, medir, hacer concursos, votaciones en vivo, etc. Otras posibilidades son la acreditación con reconocimiento facial, hacer acciones de gamificación o de realidad aumentada con patrocinadores o enviar notificaciones vía NFC, RFID, etc.

Francisco Javier Larreina, escenógrafo, explicó cómo la escenografía, la organización de los espacios, es algo fundamental en los eventos. Los espacios se adaptan a los objetivos. Los ambientes se pueden transformar y, por tanto, crear ambientes participativos, de escucha, más o menos libres, etc. en función de las necesidades que exprese la organización del evento.  

Ainara Iturburu, de Basquetour, habló del papel dinamizador del sector MICE en la economía y comentó que quienes asisten a eventos organizados en el País Vasco valoran la seguridad, el transporte público, el hecho de que sean ciudades abarcables en las que se puede pasear, la actividad cultural y la gastronomía. El destino supera las expectativas.

Kepa Olabarrieta, director de Bilbao Convention Bureau, con su ponencia sobre la "Medición del impacto económico y social de los eventos en el territorio” explicó las variables cuantitativas y cualitativas que se utilizan para medir el impacto económico y social de los eventos e incidió en la necesidad de proactividad (y no reactividad) por parte de las instituciones a la hora de seleccionar los eventos de ciudad para garantizar la satisfacción de las empresas al tiempo que se respeta el bienestar de la ciudadanía.

 

Miryam Artola, de Muxotepotolobat ofreció una ponencia sobre algunas técnicas que se utilizan en los eventos para dinamizar grupos, crear cercanía y hacer que el público participe, como la pecera, el world café y el open space. Una cuarta técnica es la del visual thinking, el lenguaje visual, que se utiliza para recordar, ordenar y sintetizar, como por ejemplo: el graphic recording (acta gráfica del evento o foto), la facilitación visual y las infografias y move stories (videos animados).

 

Maider Tomasena se centró en la escritura persuasiva, el copyrwiritng como método para influir y activar el deseo de compra. Su consejo es: "escribe para quien te lee. Escribe pensando por qué debería importarle tu evento. Qué conseguirá si asiste. Para qué."
Para el éxito de la escritura persuasiva es necesario invertir un 60% del tiempo en investigar, un 15% del tiempo en escribir y otro 25% en editar o corregir lo escrito. Maider recomienda entre otras cosas: "recoger en un excel cómo te han conocido y porqué te necesitan para no trabajar con conjeturas. Pregunta: ¿Qué es lo que te ha llevado a apuntarte a este evento?; redactar en el asunto un titular que capte la atención (qué vas a sacar del evento); concretar, ("no digas vaguedades"); apelar a los deseos, miedos y frustraciones de tu audiencia y luego dar la solución (tu evento); decir qué ofreces, qué te va a aportar el evento, aportar pruebas, testimonios; y,por último, hacer una llamada a la acción ("esto es lo que tienes que hacer si lo quieres").

 

En conclusión, una jornada interesante, con una encuesta de satisfacción en vivo al final, y una oportunidad para encontrarse con profesionales del sector de la organización de eventos. 

OPCE: Asociación vasca de empresas organizadoras profesionales de congresos y eventos. 

 





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